اقدامات و مراحل انجام كار قبل از مذاكره :

اقدامات و مراحل انجام كار قبل از مذاكره :

1- تعيين و تعريف هدف از مذاكره و تحرير برنامه هاي كاري لازم

2- شناسايي حيطه هاي كار مذاكره

3- تعيين تركيب اعضاي هيئت مذاكره كننده و مشخص نمودن رهبر يا رئيس آن

4- تعيين حدود و اختيارات و مسئوليت هاي رئيس هيئت و ساير اعضاي آن

5- شناسايي وضعيت طرف مقابل از جمله نقاط ضعف ها،‌نقاط قوت، امكانات،‌ جهت كسب توانمندي بيشتر در مذاكره

6- بررسي دقيق وضعيت خود در شرايط موجود

7- تهيه اسناد و مدارك مثبته ومربوط با موضوعات بحث در مذاكره(انواري رستمي،1382،82)

 

2-2-1-2- شناسايي اهداف :

اولين قدم براي برنامه ريزي هر نوع مذاكره اين است كه اهداف خود را مشخص كنيد. از مذاكره به دنبال چه نتيجه اي هستيد ؟ تنها پس از پاسخ دادن به اين سؤال اساسي مي توانيد براي دست يافتن به اهداف خود در جلسه مذاكره برنامه ريزي كنيد.

نياز براي برنامه ريزي : اساس هر فرآيندي نياز براي برنامه ريزي تجاري،‌براي موفقيت آن حياتي است. اهداف بايستي براي تمام جنبه هاي مذاكره تنظيم شوند اين بخش حياتي، برنامه ريزي است كه بيشتر موفقيت به آن بستگي دارد.

اهداف بايستي تا جاي ممكن واقعي باشند برنامه كار مورد نياز است كه بر مبناي تاكتيكي براي افزايش هر ميزان و اثرات آنها بر ملاحظات تجاري و روان شناسي است. عكس العمل طرف ديگر بايد به طور دقيق مورد توجه قرار گيرد و پاسخ هاي ممكن آماده گردد. هر آيتم بايد زمان بندي شود و مشاركت طرف ديگر در نظر گرفته شود بسياري از مذاكرات با شكست روبرو مي شوند زيرا افراد وقت شان به پايان مي رسد. مديريت ضعيف زماني مي تواند منجر به سوء تفاهمات و شكست براي حل جزئيات شود.

برنامه ريزي مستلزم زمان، منابع مناسب است مذاكره كننده حرف هاي اوليه را آماده خواهد كرد. اين وظيفه مشكلي است براي مذاكره كنندگان بي تجربه براي درك مكتوب اين حرف ها و تمرين كردن و بازگويي آن ممكن است ضروري به نظر نرسد. يك ديالوگ مردد و لرزان،‌امتياز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل مي دهد. حرف هاي اوليه حياتي است. (اشکرفت،2004 ،230  ) [1]

يك مذاكره كننده ماهر هميشه چك ليستي از تمام اهداف خود تهيه مي كند و سپس آن را جهت مقايسه نتايج جلسه با نتايج پيش بيني شده مورد استفاده قرار مي دهد. در اين صورت هر گونه تغييري در طرح اصلي بر اساس تصميم گيري آگاهانه انجام مي پذيرد و هدف از آن اخذ امتيازاتي از طرف مقابل است. مذاكره كنندگان با تجربه به ندرت بدون برنامه ريزي سخن مي گويند و اغلب آنها جزئيات طرح ها و موضوعات بحث را به طور كامل يادداشت مي كنند ( فلمينگ[2]، 1379،‌ 14 )

قبل از مذاكره فهرستي از تمام اهداف خود تهيه و آنها را به ترتيب اولويت بايد مرتب كرد. سپس در مواردي كه براي انجام مذاكره چندان ضروري به نظر نمي رسند را مشخص و بعد به هنگام مصالحه ما مي دانيم كه در رابطه با كدام يك از اهداف فهرست شده مي توانيم امتياز بدهيم.

اين اولويت ها به 3 دسته تقسيم مي شوند :

1- آنهايي كه ايده آل هستند.

2- آنهايي كه نمايانگر يك هدف واقعي هستند

3- آنهايي كه بايد تحقق پيدا كنند و براي شكست نخوردن در مذاكره ضروري و قطعي است.

 

2-2-1-3- کسب آمادگی:

کسی که خود را از قبل  برای مذاکره آماده می کند،از مزایای بسیاری بهره مند می شود که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • توانایی تحلیل کارا و اثربخش مواضع طرف مقابل
  • توانایی استفاده از روند مناسب در اعطای امتیاز و تحلیل روند مذاکره
  • افزایش احتمال دستیابی به اهداف مذاکره (به دلیل اینکه قبلا برای تعیین آنها زمان مناسب صرف نموده است و می داند دقیقا در پی چیست)

آماده سازی باید قبل از شروع مذاکره ونه در طول مذاکره انجام شود. از برخی مذاکره کنندگان می شنویم که می گویند:”در حال حاضر، اطلاعات کافی در اختیار نداریم.  به محض شروع مذاکره خواهیم توانست برای ادامه آن برنامه ریزی کنیم”. پس از شروع مذاکره، فرصتی برای آماده سازی وجود نخواهد داشت.آماده سازی مناسب زمانی صورت می گیرد که خواسته ها، اهداف و منافع خود را قبل از شروع مذاکره، تشخیص داده و زبان مناسب  برای بیان و انتقال آنها به طرف مقابل را نیز جستجو کنیم. همچنین باید آماده شنیدن خواسته ها، اهداف ومنافع طرف مقابل نیز باشیم تا بتوانیم در نهایت به توافقی دست یابیم که رضایت هر دو طرف مذاکره را تامین کند. به ندرت می توان مذاکره ای را موفق اعلام کرد، جز آنکه هر یک از طرفین، حداقل به بخشی از خواسته ها ی خود دست یافته باشند.

یکی از گامهای مهم در فرایند آماده سازی، هدف گذاری بلند نظرانه (اما دست یافتنی)برای مذاکره است. مذاکره کنندگانی که هدفهای بزرگی برای خود انتخاب نمی کنند، احتمال دستیابی به اهدافشان را افزایش می دهند، اما طبیعی است که این دستاوردها، حداکثر منافع آنها را تامین نمی کند. از سوی دیگر، تعیین هدف های بلند پروازانه  ودست یافتنی باعث میشود مذاکره کننده، جلسه را با سرخوردگی و ناراحتی ترک کند.(شعبانعلی،1389، 310)

2-2-1-4- ارزيابي طرف مقابل:

موضوع مذاكره طرف مقابل، كه قطعاٌ داراي نقاط قوت و ضعف است، از هر نظر بايد بررسي كنيد. نقاط ضعف را شناسايي و از اين طريق نقاط قوت مذاكره طرف مقابل را سست كنيد. پس شناسايي نقاط ضعف طرف مقابل به اندازه ي دانستن نقاط قوت وي اهميت دارد. به همان ترتيبي كه اهداف خود را شناسايي كرديد بايد سعي كنيد كه اهداف طرف مقابل را نيز شناسايي كنيد.

درك رقيبتان مهم است بنا بر اين بايد سعي كنيد كه خودتان را تو ذهنش جا بدهيد و ببينيد بايدها و مطلوب هاي او چه هستند. (دنیلز،1998 ،56  ) [3]

براي انجام يك مذاكره موفق، ‌زمينه هاي بازاريابي بين المللي و فروش، پس از تعيين هدف، حيطه و حدود مطالب مورد بحث بايد مشخص گردد از مذاكرات بازاريابي كه بين شركت هاي بزرگ دنيا صورت مي گيرد نه تنها مسايل بازاريابي و فروش بلكه مسائل اقتصاد ملي،‌ اقتصاد جهاني، مهندسي توليد، تأمين مالي طرح هاي توليدي، حقوق و الزامات قانوني و… نيز مطرح مي شود و بديهي است كه طرح مطالب فوق،‌ گردآوري صحيح و كامل اطلاعات لازم را مي طلبد و حضور تيمي از كارشناسان و متخصصين را ضروري مي نمايد. ( حسيني،‌ 1382،‌30)  

مطالب بیشتر در سایت : ahmadansari.com

 

2-2-1-5- انتخاب استراتژي:

پس از مشخص کردن هدفهای خود و تجزیه و  تحلیل هدفهای احتمالی طرف مقابل نوبت به تدوین استراتژی می رسد.

استراتژی مفهوم کلی وجامعی است که مذاکره کننده به منظور هدایت مذاکره انتخاب می کنند. استراتژی رانباید با تاکتیک اشتباه گرفت.استراتژی، رویکردی کلی است که در طول مذاکره به کار گرفته می شود.

حال آنکه تاکتیک عبارت است ازبه کار گرفتن عملی خاص، در زمان معین، برای تامین منظور و هدفی محدود(هیندل،  1383 ،52)[4]

طراحی استراتژی مذاکره از اهمیت بسزایی برخوردار است و لازم است مذاکره کننده قبل از شرکت در جلسات مذاکره،آن را مورد توجه قرار دهد. در غیر این صورت،حضور وی در مذاکره حضوری انفعالی و متاثر از اقدامات و برنامه های طرف مقابل خواهد بود وقطعا در این چنین وضعیتی یک مذاکره کننده قدر نخواهد بود به قدر مطلوب از منافع خود دفاع کند(پاکدامن،3،1378)

[1] – Ashcroft

[2] – Fleming

[3] – Daniels

[4] – hindel