منابع مقاله درمورد مدیریت اطلاعات

ه و حصول اطمینان از درک اطلاعات مورد نیاز برای انجام یک کار می‌داند.
به‌طور خلاصه مدیریت دانش توانایی خرد جمعی در افزایش پاسخ گویی و نوآوری است. درک سه نکته‌ی اساسی از این تعریف بسیار مهم است. اول اینکه دانش (خرد جمعی) به هم مرتبط است و در آن مجموعه‌ای از تجارب ودیدگاه های مختلف وجود دارد. دوم اینکه مدیریت دانش یک عامل شتاب دهنده (کاتالیزور) و تسهیل کننده است که مانند یک اهرم بین شرایط محیطی و محرکها عمل می‌کند. و سوم اینکه دانش در محیط‌های بدون رویارویی (برخورد) قابل کاربرد است. بنابراین، تمایز مشخص بین مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش بسیار مهم است. هرکدام از آنها در موفقیت سازمان مهم بوده ولی هرکدام نیازهای مختلف و رویکردهای متفاوت را می‌طلبند. مدیریت اطلاعات شامل پاسخ‌های از پیش تعیین شده به محرک‌های پیش‌بینی شده است. مدیریت دانش شامل پاسخ‌های نوآور و خلاق به فرصت‌ها و چالش‌های جدید است. در کسب و کار پاسخهای طراحی شده به محرک کنترل شده می‌تواند از طریق رویکردهای سنتی فناوری اطلاعات، به صورت خودکار باشد. راه حل‌های مبتنی بر دانش با این حال بر روی کاربرد پاسخ‌های خلاقانه‌ی جدید در یک محیط کاری متنوع تمرکز دارد (سیف اللهی، داوری، 1388).
2-1-2-6- مدل‌های مدیریت دانش
از آنجا که تاکنون مدل مدیریت دانشی که مورد توافق همگان باشد موجود نیست، لازم است تا ضمن آشنایی با مدل‌های ارائه شده در این زمینه، بر حسب مورد و متناسب با موضوع مورد نظر، از آنها بهره جست. دسته‌بندی مدل‌ها به دو گونه است: یکی از نظر دیدگاهی که زمینه ساز مدل‌هاست و دیگری با توجه به مراحل فرآیندی مدل‌های ارائه شده می‌باشد.
رده بندی مدل‌ها:
“کاکا بادسه و همکارانش” در مقاله‌ای با نام “مرور ادبیات مدیریت دانش” به چهار گروه از مدل‌های دانش به شرح زیر اشاره دارند:
2-1-2-6-1- مدل شبکه
در این نوع از مدل‌ها، تمرکز بر روی ارتباطات، کسب، تسهیم و انتقال به طریق تبادل اطلاعات افقی است. دانش‌های مهم در شبکه‌ای متشکل از افراد که به وسیله ابزار مختلف به هم می‌پیوندند، نهفته است و آگاهی از این بینش‌ها و اطلاعات، خارج از گروه‌ها و تیم‌های رسمی، عاملی کلیدی به شمار می‌رود. در این نگرش، ساختن روابط اجتماعی، سرمایه اجتماعی و قائل بودن روابط متقابل، به عنوان کار و فعالیت اصلی دانش، مورد توجه قرار گرفته است.
2-1-2-6-2- مدل‌های شناختی
دانش در حقیقت دارایی سازمان است که نیاز به دستیابی دقیق، بیان، ذخیره، اندازه گیری، نگهداری و انتشار کنترل شده دارد. ایجاد ارزش از طریق کاربرد متوالی بهترین روش‌های حاصل و نیز پرهیز از خطاهای نا آشکار ریشه یابی شده و به همراه بهره بردن از درس‌های آموخته شده به دست می‌آید. در این نگرش بر روی استفاده دوباره، تکثیر، استانداردسازی و حذف روش‌های قدیمی که کارایی خود را از دست داده اند، تمرکز می‌شود.
2-1-2-6-3- مدل‌های انجمنی / ارتباطی
در این مدل‌ها درباره ویژگی‌های گروه‌های کاری که باید دارای قابلیت‌هایی چون خودسازماندهی، فراگیری مستمر و تبادلات غیر رسمی باشند، بحث می‌شود. دانش در تفکری ایجاد می‌شود که در یک انجمن گردش کند، جایی که زبان مشترکی وجود دارد، اجازه بهره برداری از مکاشفه‌ها را می‌دهد، ممکن است آرایه‌های نهفته به صورت خلاقانه برنامه ریزی شود و نشانه‌های مهم و راه حل‌های کاری متوالی به وسیله بیان داستان‌های کاری منتشر می‌شوند.
2-1-2-6-4- مدل‌های فلسفی
در این مدل‌ها بازارها و فرآیندهای داخلی بر پایه گفتگوی دوطرفه در یک زمینه استراتژیک، پرسش در مورد فرضیات و کند و کاو مداوم درباره رفتار رقبا، مورد توجه قرار می‌گیرد. این دیدگاه، شخصی سازی را مقدم بر کد کردن می‌داند و تکنولوژی کمی را مورد استفاده قرار می‌دهد. همچنین محرک‌های فرهنگی اصلی برای این کار، حفظ ارتباط آزاد (تبادل نظر)، تشویق، انعکاس نظرات، کنکاش خلاقانه و اثبات عقیده و نظر است.
با توجه به تجربیات سازمان‌های پیشرفته در زمینه مدیریت دانش، ترکیب مدل‌های شبکه، فلسفی و انجمنی به همراه استفاده از مدل شناختی، ترکیبی مناسب برای مدیریت دانش در سازمان است و محرک‌های اصلی در این راستا، ارتباطات و روابط، اعتماد، همدلی، انجمن، گفتگوی دو جانبه عمیق و تکنولوژی برای دستیابی به گفتگو و برقراری ارتباط با ثبات می‌باشد (حبیبی، علی؛ 1387).
پس از آشنایی اجمالی با مدل‌های دانش، در این بخش چند مدل که هر یک ضمن داشتن مشابهت با دیگر مدل‌ها، بعد خاصی از موضوع را در بر دارند، بررسی شده تا از این طریق، امکان مقایسه و شناخت ابعاد گوناگون مدیریت دانش، برای یکپارچه سازی و به کارگیری بهتر آنها فراهم شود.
2-1-2-6-5- مدل هیسیگ
مدل هیسیگ (2000) از چهار فرایند زیر تشکیل شده است:
خلق کن: این امر به توانایی یادگیری و ارتباط بر می‌گردد. توسعه این قابلیت، تجربه تسهیم دانش، ایجاد ارتباط بین ایده‌ها و ساختن ارتباط‌های متقاطع با دیگر موضوعات، از این اهمیت کلیدی برخوردار است.
ذخیره کن: به عنوان دومین عنصر مورد نیاز مدیریت دانش است که از طریق آن، قابلیت ذخیره سازمان یافته ای که امکان جستجوی سریع اطلاعات، دسترسی به اطلاعات برای کارمندان دیگر و تسهیم موثر دانش فراهم می‌ش
ود، به وجود می‌آید. در این سامانه باید، دانش‌های لازم به آسانی برای استفاده همگان ذخیره شود.
نشرکن: این فرایند به توسعه یک روح جمعی که در آن افراد به عنوان همکاران در جهت دنبال کردن اهداف مشترک، احساس پیوستگی به هم داشته و در فعالیت‌هایشان به یکدیگر وابسته اند، کمک می‌کند.
به کار ببر: چهارمین فرایند، از این ایده آغاز میشود که ایجاد دانش، بیشتر توسط کاربرد عینی دانش جدید میسر است، این عنصر، دایره فرایند مرکزی مدیریت دانش متحد را تکمیل می‌کند (افرازه، 1384).
2-1-2-6-6- مدل مک الروی
وی با همکاری دیگر اعضای کنسرسیوم بین المللی مدیریت دانش (2002) برای این نوع از مدیریت، چهار چوب فکری با نام “دوره عمر دانش” تعریف کرده که در آن، علاوه بر نظریه نوناکا و تاکوچی (1995) بر نکته مهم دیگری نیز تاکید شده است: “دانش تنها پس از اینکه تولید شد، وجود دارد و بعد از آن می‌توان آن را مهار، کد گذاری یا تسهیم نمود.” (برگرون، 2003)
تولید دانش
پیوسته کردن دانش
مجموعه‌های دانش
فرآیندهای دانش
بازخورهای تجربی

شکل 2-4: دوره عمر دانش(برگرون، 2003)
بنابراین “مک الروی” فرایند ایجاد دانش را به دو فرایند بزرگ یعنی تولید دانش و پیوسته کردن دانش تقسیم می‌کند:
تولید دانش: فرایند خلق دانش، سازمانی جدید است که به وسیله یادگیری گروهی، کسب دانش و اطلاعات و ارزیابی دانش انجام می‌گیرد. این فرایند مترادف یادگیری سازمانی است.
پیوسته کردن دانش: از طریق برخی فعالیت‌ها که پخش و تسهیم دانش را تجویز می‌کنند، انجام می‌گیرد. این عمل کارهایی از قبیل پخش دانش (از طریق برنامه و غیره)، جستجو، تدریس، تسهیم و دیگر فعالیت‌های اجتماعی که موجب برقراری ارتباط می‌گردد را شامل می‌شود.
مک الروی همچنین به دو موضوع “عرضه” و “تقاضا” نیز توجه دارد:
سمت عرضه: عمل مدیریت دانشی است که در هر صورت برای افزایش عرضه دانش موجود به همکاران یک شرکت طراحی می‌شود.
سمت تقاضا: بر روی عرضه دانش موجود به عده ای از نیروی کار متمرکز شده و سعی در افزایش ظرفیت آنان جهت تولید دارد، به این ترتیب، ماموریت مدیریت دانش، این است که ظرفیت یک سازمان را جهت تقاضا برای دانش جدید بالا ببرد.
2-1-2-6-7- مدل هفت سی
این مدل بر مبنای هفت واژه که حرف اول آنها C است بنا شده و از این رو، مدل “هفت C” هفت سی لقب گرفته است. اجزای این مدل به همراه شرح هر یک در شکل زیر نمایش داده شده است.
شکل 2-5: تولید دانش در زمینه‌های مختلف (فراپائولو، 2006، به نقل از احمدی؛ 1387)
2-1-2-6-8- مدل بکوویتز و ویلیامز
اجزای فرآیند مدیریت دانشارائه شده از سوی بکوویتز و ویلیامز شامل هفت عامل:
یافتن، بکارگیری، یادگیری، تسهیم، ارزیابی، ایجاد، نگهداری و حذف است که باید برای ایجاد سرمایه بر پایه دانش بصورت یکپارچه مدیریت شوند. در ادامه راجع به هر یک از آنها توضیحاتی به شرح زیر داده خواهد شد.
الف) یافتن: نکات اساسی که در یافتن اطلاعات درست، باید در زمان مناسب مد نظر قرار گیرند، عبارتند از:
آیا همکاران می‌توانند، نیازهای اطلاعاتی خود را دقیق فرموله کنند؟
آیا منابع و حاملان دانش مشخص اند؟
آیا ابزار کمی و قواعد موجود از جستجو‌ی اطلاعات حمایت می‌کنند؟
آیا شالوده ساختار دانشی، قابل فهم بوده و خوب سازماندهی شده اند؟
ب) بکارگیری: به این معنا است که بتوان خلاقانه و مشتر‌ی گرایانه، راه حل‌های مناسب را به دست آورد. این امر از طریق پیشنهادراه های گوناگون برای استفاده از دانش‌های بالقوه انجام می‌شود. نکاتی که باید برای تحقق این موضوع مورد توجه قرار گیرد عبارتند از:
جریان آزاد ایده‌ها در داخل سازمان،
همکاری تنگاتنگ بخش‌ها‌ی مختلف سازمان،
ایجاد مکان‌های (مجازی/فیزیکی) آزاد برای تبادل دانش و بروز خلاقیت در سازمان.
پ) یادگیری: بررسی در خصوص یافتن دلایل موفقیت یا عدم موفقیت پروژه‌های انجام شده به منظور لحاظ کردن نتایج آن در پروژه‌های انجام شده به منظور لحاظ کردن نتایج آن در پروژه‌های آتی برای انجام اثر بخش آنها. مواردی که در این زمینه باید مورد توجه قرار گیرند، عبارت اند از:
ایجاد این تفکر که یادگیری در سازمان، به استفاده اثر بخش در عمل منجر شود،
در تمام سازمان، جمع آوری تجربیات و آموخته‌ها به رسمیت شناخته شود.
ت) تسهیم: در این فر آیند، همکاران دانش‌ها‌ی خود را به دیگران انتقال می‌دهند و این امر، موجب گسترش پایه‌های دانش سازمانی می‌شود. در این زمینه باید گفت، تبادل دانش در سازمان، به زمان و بسترسازی مناسب نیاز دارد، چرا که ممکن است، این حالت به دلایل گوناگون در برخی از همکاران، احساس خطر را برانگیزد. نکات اساسی در تبادل دانش، عبارتند از:
همکاران بر انگیخته شوند و مایل باشند که دانش خود راارائه دهند.
سیستم‌ها و ساختار‌ها از فرآیند انتقال دانش، حمایت کنند.
در تمام سازمان، تبادل دانش رسمیت یافته و از آن حمایت شود.
ث) ارزیابی: در این فرآیند باید دانش‌های موجود و نیازهای فعلی و آتی دانش ارزیابی شوند. برای این کار لازم است، میزان رشد پایه‌های دانش و نیز دستاوردهای سرمایه گذاری مرتبط با آن اندازه‌گیری شود. فاکتورهایی که امکان اندازه گیری پایه‌های دانش را ممکن می‌سازند، عبارتند از:
تاثیر دانش بر کارایی سازمانی به رسمیت شناخته شود و در تفکر راهبردی سازمانی قرار گیرد.
انواع شاخص‌ها، معیارها و نکات اساسی در اندازه گیری ارزش دارایی‌های سازمانی ایجاد شود.
ج) ایجاد/نگهداری: باید دانش‌های مهم و استراتژیکی در این فرآیند توسعه یابند و دارایی‌های دانشی، نیز مورد توجه قرار گیرند. برای ایجاد و نگهداری دانش باید عوامل زیر فراهم باشد:
ایجاد بستر و ابزارهای مناسب برای نگهداری دانش و خلق دانش‌ها‌ی جدید.
روابط میان بخشهای مختلف به گونه ا‌ی طراحی وایجاد شود تا هدف‌های مدیریت دانش تحقق یابد.
سازمان به این معنا پی ببرد که استفاده از دانش ارزشمند است و باید از آن نگهداری شده توسعه داده شود.
فرم‌ها، سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها و فرهنگ سازمانی، از تعامل بین بخش‌های مختلف سازمان و نیز مابین همکاران حمایت کند.
چ) حذف: در این فرآیند، دانش‌هایی که از نظر استراتژیک و کاربرد دیگر، بی معنی هستند باید از سیستم حذف یا در جایی دیگر
انبار شوند این کار به ترتیب زیر انجام می‌شود:
دانش‌های ابطال شده انبار نشوند.
دانش‌هایی که در حال حاضر بی‌ارزش هستند، ولی در آینده احتمال استفاده از آنها وجود دارد، به صورت دسته بندی، بایگانی شوند (افرازه، 1384).
2-1-2-6-9- مدل پایه‌های ساختمان دانش
این مدل توسط پروبست، روب و رمهاردت (2002) به نام “مدل پایه‌های (سنگ بنای) ساختمان مدیریت دانش” نام گذاری شده است. همان گونه که پیشتر گفته شد، با توجه به جنبه کاربردی‌تر این مدل، در پایان مطالب این بخش، آن را به عنوان مدل نسبتا تکاملی که نکات مثبت همه مدل‌ها را تقریبا در بر می‌گیرد مورد توجه بیشتر قرار خواهیم داد.
طراحان مدل یاد شده، مدیریت دانش را به صورت سیکل دینامیکی می‌بینند که در چرخش دایم است. مراحل این مدل، شامل هشت جزء، متشکل از دو سیکل؛ درونی و بیرونی است. سیکل درونی به وسیله بلوک های: کشف (شناسایی)، کسب، توسعه، تسهیم، کاربرد (بهره‌برداری) و نگهداری از دانش، ساخته می‌شود. سیکل بیرونی شامل بلوک‌ها‌ی اهداف دانش و ارزیابی آن است که سیکل مدیریت دانش را مشخصمی کند. کامل کننده این دو سیکل “بازخور” است.
Knowledge acquisition
Knowledge identification
Knowledge retention
Knowledge development
Knowledge sharing/distribution
Knowledge utilization
اهداف دانش
دارایی‌های دانشی
بازخور
شناسایی دانش
نگهداری دانش
بهره گیری از دانش
اکتساب دانش
توسعه دانش
اشتراک و توزیع دانش

شکل 2-6: عناصر بنیادی مدیریت دانش (پروست، روب، رومهاردت، 2000، به نقل از حسینی خواه؛ 1385)
نحوه عملکرد پایه‌های این مدل به شرح زیر است:
الف) تعیین هدف‌های دانش: هدف‌های مدیریت دانش، باید از هدف‌های اصلی سازمان نشات گرفته و در دو سطح استراتژیک و عملیاتی مشخص شوند.
سطح راهبردی: تبدیل و نگهداری سازمان بر مبنای مدیریت دانش و همچنین ایجاد فرهنگ و سیاستهای لازم در این زمینه انجام می‌شود.
سطح عملیاتی؛ که در این سطح، با توجه به هدف‌ها باید نحوه شناسایی، استفاده، توزیع، کاربرد و نگهداری دانش، مشخص و برنامه‌های لازم برای دستیابی به آنها درزمان معین، طراحی شود و به مرحله اجرا درآید.
ب) شناسایی دانش: با طرح این پرسش که “آیا می‌دانیم که چه می‌دانیم؟” باید انجام این وظیفه مدیریت دانش؛ یعنی مرحله کشف دانش را آغاز کرد.
بسیاری از سازمان‌ها به خاطر ناآشنا بودن با دانش خود، در تصمیم گیری‌ها و هدف گذاری هایشان دچار مشکل می‌شوند، البته ناگفته نماند که شناسایی منابع دانش درون و بیرون سازمان، به همراه هم انجام می‌شود.
پ) کسب دانش: در این مرحله، دانش‌ها باید از بازار داخلی و خارجی نظیر دانش‌های مربوط به مشتری، تولید، همکاران، رقبا و… از منابع شناسایی شده در مرحله کشف، کسب گردد و نیز مشخص نمودن آنکه چه قابلیت هایی را می‌توان از خارج خریداری/تهیه کرد و مورد استفاده قرار داد، مورد توجه قرار می‌گیرد.
ت) توسعه دانش: با توجه به پایه‌های موجود، باید دانش سازمان را گسترش داد، البته این امر، شامل توسعه قابلیت، محصول، ایده‌های جدید، فرایندها و… و مسائلی از این دست می‌شود.
ث) تسهیم دانش: مسائلی همچون چگونگی به اشتراک گذاری دانش موجود و انتقال آن به محل مناسب و مورد نیاز و چگونگی انتقال دانش، به گونه ای که در سازمان قابل دسترسی و استفاده باشد و نیز چگونگی انتقال دانش از سطح فردی به سطح دانش گروهی و سرانجام سطح دانش سازمانی، از

دیدگاهتان را بنویسید